Los fraudes en el ámbito empresarial suelen ocurrir por deficiencias u omisiones en los sistemas de control interno; entiéndase como control interno un conjunto de planes, políticas, normas, procedimientos y acciones, que tiene como objetivo primordial prevenir posibles riesgos que afecten a una organización.
En sentido común, las personas no cometerían fraudes si no se les presenta la oportunidad para ello, pero lamentablemente muchas empresas presentan todas las condiciones para propiciarlo, ya que cuentan con sistemas de control interno débiles o inexistentes. También existe la posibilidad de confabulación, una forma delictiva que consiste en que las irregularidades son efectuadas mediante el acuerdo de dos o más personas, pudiendo estar algunas de ellas fuera de la organización.
Los controles sin monitoreo no funcionan. Es decir, la Gerencia puede tener los mejores manuales de procedimientos y políticas, pero sin monitoreo del cumplimiento de los mismos, se convierten en un esfuerzo inútil, pensemos cuántas veces hemos visto un control clave sobre el manejo de efectivo y aun así encontramos conciliaciones bancarias sin firmar, sin revisar o peor aún sin conciliación.
Los robos y fraudes pueden minimizarse en forma significativa implementando sanas medidas de control interno, principalmente mediante una adecuada segregación de funciones. Hacer frente a las consecuencias del fraude en una organización puede salir más caro que poner en marcha los mecanismos de prevención y control de riesgos, no esperemos a aprender a implementarlos luego de sufrir un desfalco.
La función del monitoreo también debe incluir las sanciones, tanto para el que incumple los controles como para el que debió haber supervisado, ya que las actividades se delegan, pero no la responsabilidad.
La Gerencia debe tomar decisiones encaminadas a fortalecer un Gobierno Corporativo, basado en un sistema de control de riesgos, que disminuya la probabilidad del error y el engaño, elaborando, implementando y evaluando Manuales de Control Interno, Código de Conducta, Reglamento interno del Trabajo, Rotación de Personal con Puestos Susceptibles a Riesgos, Atención de Denuncias, Quejas y Sugerencias; entre otros, según la complejidad y tamaño de la organización.
Las organizaciones necesitan dejar de ver el control interno como un obstáculo de sobrerregulación y atraso en los procesos, sino como un complemento en pro de protección de su patrimonio y en el negocio en marcha de su empresa.
Te invitamos a minimizar los riesgos a los que puede estar expuesta tu empresa y a tener control sobre ella. Enfócate en contar con una adecuada Gestión Documental que te proteja de malas prácticas de tus trabajadores actuales, ya sea por error o por intencionalidad.
